繁忙期は売上を伸ばす大きなチャンスですが、準備不足だと機会損失やクレーム、社員燃え尽き、品質低下につながります。
1. 戦略・計画面（事前準備）
1.1 需要予測と目標の再確認
過去データ（直近3〜5年の同時期）と販促計画、マーケティング施策を突合して需要を推定する。
月次／週次で見直す「ローリングフォーキャスト」を導入。
1.2 必要パイプラインの算出
必要パイプライン（必要な商談総額） = 目標売上 ÷ 平均受注率（win rate）
例：目標売上 10,000,000 円、受注率 25%（0.25）
10,000,000 ÷ 0.25 = 40,000,000 円（必要パイプライン）
1.3 リソース配分計画
営業人数、CS（カスタマーサクセス）・物流・在庫・技術サポートの必要人数を事前に算出。
「ピーク時の臨時体制（シフト表）」を作る（人員、担当、連絡フロー）。
2. オペレーション（実行と運用）
2.1 顧客対応の優先順位付け
優先度マトリクス：（緊急度 × 重要度）で「即対応」「24h以内」「3営業日以内」等に分ける。
VIP顧客（売上上位20%等）は専任をつける。
2.2 リード／案件管理の徹底（CRM運用）
CRMの必須項目を最小限に統一（例：次アクション／予定日／見込み度%）。
CRMのデータ遅延や重複を防ぐため、日次でデータクレンジングルールを明確化。
2.3 在庫・納期管理（営業が見るべき指標）
（Reorder Point, ROP） = リードタイム中の需要 + 安全在庫
例：日次需要 100個、リードタイム 7日、想定安全在庫 200個
リードタイム需要 = 100 × 7 = 700
ROP = 700 + 200 = 900個
欠品が商談へ直結する商品は優先的に確保。
2.4 価格・プロモーション管理
短期ディスカウントは粗利への影響を必ず計算（マージン下限を設定）。
プロモーションは供給と連動（過剰注文→欠品の悪循環を避ける）。
3. コミュニケーション（顧客・社内）
3.1 顧客向け
事前案内テンプレ（出荷遅延・在庫状況・問い合わせ窓口）を用意。
返信テンプレ（迅速さ重視）例：
「ご連絡ありがとうございます。現在の在庫は〇〇で、最短出荷日は△月△日です。詳細は担当××（携帯）までご連絡ください。」
3.2 社内連携
デイリー朝会：短い（10〜15分）で「障害」「遅延見込み」「優先顧客」を報告。
エスカレーション経路を1ページで可視化（誰に何分で連絡か）。
4. KPI と監視指標（数字で追う）
主要指標（例）：
（1） パイプライン・カバレッジ = パイプライン総額 ÷ 目標売上
目標達成に十分か評価（理想は業界・受注率で逆算）
（2） 必要パイプライン = 目標 ÷ 受注率
（3） 受注率（Win Rate） = 受注数 ÷ 商談数
例：商談 200 件、受注 30 件 → 30 ÷ 200 = 0.15 = 15%
計算（桁ごと）: 30 ÷ 200 = 0.15 → 15%
（4） 売上予測精度（Forecast Accuracy） = 1 − (（実績 − 予測） ÷ 実績)
例：予測 9,500,000、実績 10,000,000
差 = 10,000,000 − 9,500,000 = 500,000
500,000 ÷ 10,000,000 = 0.05 → 1 − 0.05 = 0.95 → 95%
（5） 営業稼働率（Utilization） = 実活動時間 ÷ 可用時間
例：1週間の勤務時間 40h、商談／外勤での実働 28h → 28 ÷ 40 = 0.7 → 70%
（6） 顧客応答速度（平均初動時間）：問い合わせから初回応答までの平均分数
繁忙期は「短期的にKPIの基準値を変える」必要がある場合がある（例：対応時間のSLA（サービスレベルアグリーメント・サービスレベル合意書/サービス品質保証）を調整）。
5. リスク管理・コンティンジェンシー
5.1 主要リスクと対応例
欠品リスク：安全在庫の再設定、代替品提案テンプレ用意。
配送遅延：複数配送業者の契約、緊急配送ルール（誰が承認するか）。
品質問題：出荷前検品の強化、返品対応フローを短縮化。
5.2 エスカレーションと報告フォーマット
重大インシデントは「24時間以内に」「原因・影響範囲・暫定対応・恒久対策」を文書で報告。
6. 人材管理（長時間労働対策・モチベーション維持）
シフト制で連続稼働を避ける。週次で必ず1日はフル休養日を確保。
短時間の「リフレッシュ休憩（15分）」を業務内で義務化。
成果に対する短期インセンティブ（ボーナスや表彰）を明確化。ただし長時間労働を促す制度にしない。
7. 顧客満足（CS）の維持
繁忙期専用 FAQ をウェブ上で作成して問い合わせを削減。
返金／返品ポリシーを見直し、繁忙期対応ルールを簡潔化。
クレームは必ず「24時間以内に初回連絡」するプロセスを設定。
8. テクノロジーとツール活用
CRMのダッシュボードを「繁忙期専用ビュー（優先顧客・緊急案件）」にカスタマイズ。
自動返信・チケット化で一次対応を自動化（テンプレ文とFAQリンクを必ず含める）。
在庫や物流はE2Eで見える化（納期遅延を営業が即確認可能に）。
まとめ
1. 需要とパイプラインを数値で固める（目標→受注率で必要パイプラインを算出）
2. 顧客対応の優先順位付けと明確なコミュニケーションテンプレを用意する（遅延・欠品での信頼低下を防ぐ）
3. 社内オペレーション（在庫・物流・CS）とシフトを事前に連携し、エスカレーション経路を一本化する。
